2024 Auteur: Harry Day | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 15:45
Une fois, en tant que chef novice du service du personnel en production, j'attendais avec enthousiasme la première réunion de la direction de l'usine. J'imaginais à quel point l'équipe de direction travaillerait pour le bien de l'équipe.
Mon subordonné, un inspecteur du service du personnel, qui a travaillé ici pendant près de 50 ans, ne partageait pas mes brillantes attentes. « Ne soyez pas surpris que le service du personnel soit blâmé pour tous les problèmes de l'usine. Ne vous inquiétez pas de cet état de fait, les dirigeants ont besoin de se défouler et de trouver les coupables. Et le format de la réunion ressemblera plus à un bazar qu'à une réunion organisée de collègues qui doivent prendre une décision commune. »
En effet, la rencontre m'a frappé par un manque de constructivité. Ils parlaient tous pratiquement en même temps, sans s'entendre et sans se souvenir de l'ordre du jour. En conséquence, des problèmes « brûlants » n'ont pas été résolus et tout le temps a été consacré à discuter de détails insignifiants. 10 ans se sont écoulés depuis, mais, selon les responsables de diverses entreprises, des réunions similaires ont toujours lieu.
Que puis-je recommander en tant que coach pour que les réunions restent constructives et efficaces ? Examinez la demande et recherchez les meilleures pratiques pour la mettre en œuvre. Tout d'abord, analysez si vous avez vraiment besoin d'organiser une réunion ou pouvez-vous le faire avec un autre format de communication interne ?
Quand tenir la réunion ?
1. Il est nécessaire de discuter en équipe d'un problème ou d'une tâche
2. Il est nécessaire de partager des informations importantes avec l'équipe et d'entendre les opinions de ses membres à ce sujet.
3. Vouloir recueillir le maximum d'idées et de points de vue sur un sujet important
4. Il y a un problème qui affecte les objectifs de la plupart de vos subordonnés.
5. Savez-vous que l'équipe aimerait se réunir et résoudre ensemble un problème, tout en se répartissant la responsabilité de sa mise en œuvre
Quand ne faut-il pas tenir une réunion ?
1. Il est logique d'utiliser d'autres outils de communication sans réduire les performances
2. La tâche est urgente/importante, et le délai de résolution peut être trop coûteux
3. La question est trop personnelle pour être soulevée en débat public
4. Pas assez de temps pour préparer et conduire la réunion
5. Vous voulez utiliser la réunion comme un outil pour punir quelqu'un de ses subordonnés
Les dix points peuvent être résumés en une phrase. Organisez une réunion lorsqu'il y a un besoin de travail d'équipe et ne tenez pas de réunion s'il n'y a pas un tel besoin.
10 conseils pour des réunions efficaces
Cibler. Déterminez vous-même dans quel but vous devez organiser une réunion ? Quels résultats et sous quelle forme voulez-vous obtenir à l'issue de la réunion ? Y a-t-il des décisions à prendre ? Quelles difficultés peuvent survenir et comment les neutraliser ? Dans quelle mesure les objectifs des participants à la réunion coïncident-ils / diffèrent-ils ? Des conflits de buts sont-ils possibles ? Plus la première étape est élaborée avec soin, moins il y aura de résistance au cours de la réunion
Participantes. La composition des participants à la réunion est formée en fonction de ses objectifs. Invitez les personnes qui peuvent apporter une contribution vraiment importante à la discussion des problèmes de la réunion. Testez vos motivations pour recruter un groupe de travail, faites-vous des réunions le théâtre d'un seul acteur (vous-même) ? Est-ce vraiment cette programmation qui sera productive ? Il vaut la peine de changer constamment la composition des participants, en la formant individuellement pour chaque réunion. Cela aidera le manager à éviter la routine et aura un impact positif sur la dynamique de groupe
Format. Choisissez le meilleur format de réunion en fonction de vos tâches. Si vous avez besoin, par exemple
1) informer l'équipe des innovations
Mener une « réunion - message d'information ». La tâche d'une telle réunion est d'informer autant que possible les participants sur les changements à venir, le but est de réduire les résistances. Un bon outil pour aider un leader serait une analyse SWOT.
2) définir des tâches et attribuer des responsabilités
"Rendez-vous-ordre". Un format très structuré et clair, une maîtrise de la situation, le but est de répartir la responsabilité par les participants en toute autonomie. Cela réduira le niveau de directivité qui peut interférer avec la qualité de l'exécution des tâches.
3) prendre une décision commune
Organisez une « réunion-négociation » au cours de laquelle vous écoutez les points de vue de tous les participants. Stratégie de réunion gagnant-gagnant, le rôle du leader est le modérateur. Les outils de ce format sont le brainstorming, l'enquête multi-positions, l'enquête avec cartes, le schéma d'analyse de problème, etc.
Schéma d'analyse des problèmes, T. Edmüller
4) combiner pour résoudre le problème
La réunion de médiation est le format optimal pour une telle réunion. Il est très important de trouver un modérateur qui apprécie l'autorité de l'équipe. Un leader n'est peut-être pas toujours le meilleur choix. Il est beaucoup plus efficace d'inviter un spécialiste externe (médiateur, coach, consultant)
5) recueillir des idées
« Meeting - Brainstorming » sera à 100% la meilleure solution dans ce cas. L'essentiel dans ce format est de suivre les règles et l'algorithme de brainstorming. Et aussi, maintenez une atmosphère d'ouverture et de facilité, en vous rappelant que la critique tue l'efficacité de telles réunions
6) améliorer la compétence
"Rencontre-apprentissage". Ce format permet au leader d'agir en tant que formateur ou coach. Partagez des informations utiles avec vos subordonnés, discutez-en et planifiez la manière dont vous les implémenterez dans les fonctionnalités quotidiennes. Une bonne trouvaille pour les managers sera des réunions de 30 minutes plusieurs fois par semaine/mois, organisées par eux spécifiquement pour le développement des subordonnés. Une compétence - une technique de développement - un plan d'action est un algorithme approximatif pour de telles réunions
Un lieu. L'endroit où vous rencontrerez votre équipe est déterminé par l'objectif et le format de la réunion. Le format de formation et les « réunions de médiation » peuvent nécessiter des salles de tailles et d'équipements différents. Pensez-y à l'avance. Il est également nécessaire que les participants puissent se voir et pouvoir établir un contact visuel avec le responsable de la réunion
Planifier. Votre plan de réunion doit être écrit. En fait, il s'agit d'un ordre du jour qui comprend les points suivants
- date, heure, lieu
- le but de la réunion
- questions à discuter
- le résultat souhaité de la réunion et sa forme
- formater
- l'initiateur et qui tient la réunion
- une liste des participants, y compris ceux invités de l'extérieur
Envoyez le plan de la réunion aux participants à la réunion, ils voudront peut-être ajouter leurs questions. Afin de gagner du temps, vous pouvez résoudre plusieurs problèmes en une seule réunion
Des règles. Les règles de base pour la conduite des réunions sont fixées par l'équipe et peuvent différer d'une réunion à l'autre. Mais il existe des règles permanentes, telles que le respect des délais, les accords sur les décideurs, les restrictions imposées par la politique de l'entreprise, les accords sur la gestion des conflits, etc
Protocole. C'est une sorte de résumé de la réunion, qui décrit tous ses points principaux. Il est préparé par le secrétaire de séance, sur la base des notes prises en séance. Les procès-verbaux sont signés par l'animateur, le secrétaire de la réunion, ainsi que par les principaux intervenants (ceux indiqués dans le plan d'action). Une copie du procès-verbal est envoyée à tous les participants de la réunio
Temps. La gestion du temps est l'un des aspects clés de l'efficacité des réunions. Commencez toujours la réunion à l'heure convenue, car plus tard, vous ne pourrez pas atteindre la ponctualité. Fixez des délais pour tous les points du plan et surveillez leur mise en œuvre. Suivez la règle des 60 x 20 x 20:
Passez 60% de votre temps sur des problèmes urgents/importants.
Laisser 20% du temps sur des sujets imprévus et des questions urgentes émergentes soudainement
Allouer 20% du temps à ce qu'on appelle. besoins sociaux - pauses, déjeuner, conversation, etc.
La fin. Pour bien terminer la réunion, faites le point sur le travail d'équipe. Notez ce que l'équipe a réalisé, parcourez les points du plan élaboré, assurez-vous que toutes les personnes présentes comprennent et soutiennent ce qui a été planifié. À la fin de la réunion, générez une notification récapitulative qui sera envoyée à tous les participants à la réunion, y compris ceux qui sont absents. Y consigner une liste des participants, les principales questions de discussion, les décisions prises, un plan d'action et les responsables de chacun de ses points, les délais, les points de contrôle, la date de la prochaine réunio
Le contrôle. Les situations où tout se termine par une réunion ne sont pas rares. Pour passer à l'action, il faut de l'envie et de la motivation, ainsi qu'une maîtrise de la mise en œuvre des décisions. Définir les points de contrôle et les responsables directement en réunio
Difficulté à tenir des réunions
1. Conflit
Au cours des réunions, des situations de conflit surviennent souvent. Parfois, ils s'enflamment tellement que la réunion se transforme en un flot d'accusations mutuelles et d'attaques personnelles. Que doit faire le gestionnaire dans ce cas ?
- Reporter la discussion de la question controversée et la résoudre ultérieurement, dans le cadre de cette réunion. À ce moment-là, les passions s'apaiseront et les participants pourront s'exprimer de manière constructive.
- Traduire la solution au problème dans un format individuel et rencontrer les parties en conflit en dehors de l'assemblée générale
- Fixer la question et inviter à l'examiner lors de la prochaine réunion
- Proposer un compromis
2. Obstacles à la communicatio
Conseils, menaces, critiques, reproches, « diagnostics » et étiquetages, recommandations, ordres, clichés et termes banals peuvent tous faire obstacle à une rencontre. Les barrières de communication provoquent résistance et antipathie. Il est important que l'animateur remarque de telles choses et attire l'attention des membres du groupe de travail sur elles. Pour supprimer les obstacles à la communication, créez une règle de travail supplémentaire à cet égard. Et aussi améliorer systématiquement la compétence de communication de l'équipe
3. Erreur
Les inconvénients et les erreurs dans la conduite des réunions peuvent être constatés dans n'importe quelle entreprise. Les plus typiques sont:
- non-respect des objectifs fixés
- non-respect de la réglementation
- manque d'information pour les participants à la réunion
- maintenir les employés dans le temps le plus productif
- pression de la tête ou vice versa, passivité et connivence
- inaction suite à la réunion
Vos réunions peuvent devenir une ressource de gestion précieuse ou un trou noir dans lequel le temps se dissout sans laisser de trace. Le choix t'appartient.
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